کارکردهای سیستم برنامه ریزی منابع سازمان

سیستم برنامه ریزی منابع سازمان برای پشتیبانی از حوزه های عملیاتی کلیدی یک سازمان طراحی شده است که تمام داده ها و فرآیندهای یک سازمان را در یک سیستم واحد ذخیره می کند. یک عامل کلیدی در بیشتر سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان استفاده از پایگاه داده واحد به منظور ذخیره سازی داده برای ماژول های[1] مختلف سیستم است. این سیستم امکان مدیریت اغلب ملزومات سیستم های اطلاعاتی یک کسب و کار را فراهم می کند و به عنوان سیستم اصلی و اساسی[2] سازمان در نظر گرفته می شود. این سیستم بطور پیوسته بر اساس نیازهای در حال رشد سازمان ها، تغییر       می کند. همان طور که پیش تر بیان شد، این سیستم طیف وسیعی از فعالیت های عملکردی و فرایندهای داخلی سازمان را شامل می شود و به این منظور دارای مجموعه ای از زیرسیستم ها نظیر برنامه ریزی تولید، خرید قطعات، کنترل موجودی، لجستیک و توزیع، فروش و … می باشد.

یک سیستم برنامه ریزی منابع سازمان باید قابلیت پشتیبانی از عملیات اصلی و فعالیت های متعدد سازمان از قبیل کنترل مالی[3]، صورت حساب مواد[4] ، برنامه ریزی نیازمندی ها[5] ، حساب هزینه ها[6] ، برنامه ریزی بودجه[7]، خرید و دریافت[8] ، سفارش فروش و حمل[9]، عملیات هر روند[10]، مدیریت تولید[11] ،کنترل سطح کارخانه[12]،برنامه تولید[13]، کنترل پروژه[14]، حساب های قابل دریافت[15] / قابل پرداخت[16]، انبار و توزیع[17] را دارا باشد.

به‌طور کلی‌ نمی‌توان‌ استاندارد ویژه‌ای‌ برای‌ کارکردها و ماژول های سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان ارائه‌ داد؛ چرا که‌ اغلب‌ این سیستم به‌طور خاص‌ برای‌ هر سازمان‌ تهیه‌ می‌شود و در اغلب مواقع نیاز به‌ تغییر و هماهنگ‌سازی‌ با سازمان و فرایندهای کسب‌ و کار دارد. از این رو، ممکن‌ است‌ این سیستم تنها با داشتن چند کارکرد خاص و پشتیبانی از فرایندهای مشخص سازمان مشتری به ‌عنوان‌ بهترین‌ گزینه‌ برای‌ برخی‌ سازمان ها استفاده‌ شود و یا با داشتن‌ تمامی‌ کارکردهای مطرح، باز هم‌ در پاسخ گویی‌ و برآورده‌ ساختن‌ نیازهای‌ یک ‌سازمان ‌ناتوان ‌باشد‌. با این‌ حال، عمده‌ کارکردهای‌ برنامه ریزی منابع سازمان را می توان در قالب گروه های زیر دسته بندی کرده و مورد بررسی قرار داد:

 

2-5-1) مجموعه زیر سیستم های توزیع‌ و فروش: کارکردهای‌ توزیع‌ و فروش‌ به‌ دو بخش زیر تقسیم‌ می‌شوند:

  • اتوماسیون‌ اطلاعات فروش‌: این بخش شامل کارکردهایی‌ است که برای‌ انجام‌ فرآیندهای‌ فروش ‌از قبیل مدیریت‌ قرارداد، پیش‌بینی‌ فروش‌ و مدیریت‌ سفارش مورد استفاده سازمان‌ قرار می گیرد تا بتوانند با ارائه‌ دسترسی‌ سریع به‌ اطلاعات‌ فروش فعالیت های ورود سفارش، تحویل‌ فروش، برنامه زمان بندی فروش، قیمت گذاری محصول و شرایط فروش، صدور صورت حساب‌ و…، را بهبود دهند.
  • مدیریت‌ ارتباط‌ با مشتری‌: این بخش کارکردهای مرتبط با ارتباطات‌ میان‌ مشتری‌ و سازمان نظیر‌ انتخاب‌ محصول، خرید، دریافت‌ شکایات، خدمات‌ پس‌ از فروش‌ و بازاریابی و پشتیبانی قبل از فروش، پردازش اعتبار مشتری را شامل می شود.

 

2-5-2) مجموعه زیر سیستم های برنامه‌ریزی‌ تولید: این‌ ماژول قابلیت‌ تحویل‌ سریع‌ را از طریق کاهش‌ دوره‌های‌ برنامه‌ریزی، ارائه‌ اطلاعات‌ به‌روز و افزایش‌ بهره‌وری‌ فرآیندهای‌ کاری برای‌سازمان فراهم‌ می‌آورد. این بخش شامل درختواره محصول، مدیریت زمان تولید، طراحی خط، مراکز کاری، ردیابی مواد، تسطیح ظرفیت، برنامه کلان تولید، برنامه ریزی نیازمندی های مواد، کنترل سطح کارخانه، سفارشات تولید و مدیریت تقاضا، برنامه و جدول زمانی تولید، مدیریت هزینه ها، کنترل فرآیندهای ساخت و تولید، پروژه های ساخت و تولید است.

 

2-5-3) مجموعه زیر سیستم های تهیه‌ و تدارک‌ مواد: بخش‌ تدارک‌ که‌ دامنه‌ای‌ وسیعی‌ از فعالیت هایی را شامل می شود که‌ سبب‌ بهینه‌سازی‌ خرید، مدیریت‌ موجودی‌ و عملیات‌ انبار می‌شوند. سطح‌ بالای‌ اتوماسیون‌ در این‌ بخش، انجام‌ فعالیت های‌ زمانبری‌ همچون‌ تعیین‌ منبع‌ بهینه‌ تامین، تحلیل‌ و محاسبه‌ قیمت‌ خرده‌فروش ها، صدور سفارش های‌ خرید، مدیریت‌ فرآیند واگذاری‌ اختیار برای‌ تقاضاهای‌ خرید و پردازش‌ صورتحساب‌ پرداخت‌ را بسیار ساده‌تر می‌کند.

این مطلب رو هم توصیه می کنم بخونین:   سیر تکاملی مفاهیم بازاریابی

2-5-4) مجموعه زیر سیستم های مدیریت‌ سازمان‌ و منابع انسانی:  ‌این‌ ماژول در برگیرنده‌ فرایندهایی‌ نظیر مدیریت‌ کارکنان، پردازش‌ وقایع‌ تجاری و مدیریت‌ حقوق‌ و دستمزد جهت پشتیبانی و برنامه ریزی فعالیتهای پرسنل سازمان است. در این ماژول برنامه‌های‌ کاربردی‌ گوناگونی‌ جهت‌ تسهیل‌ وظایفی‌ نظیر‌ استخدام، برنامه‌ریزی‌ توسعه‌ کارکنان‌، ایجاد شرح‌ شغل‌، آموزش، سود و مزایا وجود دارد.

 

2-5-4)  مجموعه زیر سیستم های مالی: این‌ ماژول در برگیرنده‌ کارکردهای‌ تحلیل‌ سودآوری، حسابداری‌ مرکز سود، هزینه‌یابی‌ سفارش‌ محصول‌(تخمین‌ هزینه‌های‌ مواد یا هزینه‌های‌ موجودی پیش‌ از به‌جریان‌ افتادن‌ یک‌ سفارش‌ ساخت)  و کنترل‌‌ و برنامه ریزی هزینه‌های کالاهای‌ تولیدی‌ و نیز کالاهای‌ فروخته‌ شده‌ و تعیین‌ قیمت ها می باشد. این ماژول خود دارای دو بخش زیر است:

  • حسابداری مالی: این بخش برای مدیریت اتوماتیک و گزارش دهی مربوط به دفاتر کل، حساب های دریافتنی و پرداختنی، مدیریت سرمایه گذاری، مدیریت املاک و مستغلات، مدیریت دارایی های ثابت و سایر موارد مربوط به سیستم حسابداری و نگهداری حساب ها مورد استفاده قرار می گیرد.
  • کنترل مالی: این بخش شامل کارکردهای مدیریت نقدینگی، تحلیل سودآوری، هزینه یابی بر مبنای فعالیت، حسابداری مرکز هزینه، حسابداری مرکز سود، تلفیق حساب ها و … است که برای نگهداری جریان درآمدها و هزینه ها در سازمان استفاده می شود و به عنوان یک ابزار مدیریتی برای تصمیم گیری های سازمانی تلقی  می گردد.

2-5-5)  مجموعه زیر سیستم های مدیریت پروژه: این ماژول در برگیرنده کارکردهای شناسایی منابع، تعیین میزان پیشرفت پروژه، پرداخت ها، ساختار تفکیک کار، شبکه، مدیریت فعالیت ها و به طور کلی برنامه ریزی، کنترل و نظارت بر پروژه های پیچیده و بلند مدت که دارای اهداف مشخص و تعریف شده هستند، می باشد.

2-5-6)  مجموعه زیر سیستم های نگهداری و تعمیرات: این بخش شامل کارکردهای مرتبط با برنامه ریزی نیازمندی های مربوط به نگهداری از ماشین آلات و سایر امکانات موجود در سازمان است. بیشترین کاربرد این ماژول در سازمان های تولیدی که دارای فعالیت های نت هستند، می باشد.

2-5-7)  مجموعه زیر سیستم های کنترل کیفیت: این بخش شامل کارکردهای برنامه ریزی کیفیت، بازرسی و کنترل کیفیت در فروش و توزیع، بازرسی و کنترل کیفیت در تولید، بازرسی و کنترل کیفیت در تامین، تست تجهیزات، ایجاد بازرسی انباشته و کنترل فرآیند آماری است.

2-5-8)  مجموعه زیر سیستم های مدیریت موجودی: این بخش کارکردهای مرتبط با انبارش کالا، ذخیره و انبارداری موجودی، پردازش کالاهای ورودی و خروجی، برنامه ریزی نیازمندی مواد، برنامه ریزی ایمنی موجودی و برنامه ریزی ظرفیت را بر عهده دارد.

2-5-9)  مجموعه زیر سیستم های لجستیک: این بخش شامل کارکردهای مدیریت واحد حمل و نقل، بسته بندی و ارسال، دریافت کالا و مکانیزم های پیش بینی فروش و دریافت کالا می شود.

لازم به ذکر است که این تقسیم بندی مطلق نیست و می تواند در سازمان های مختلف به تناسب نوع و وسعت فعالیت هایی که در حال انجام است، تغییر کند. با توجه به نوع فعالیت، توزیع جغرافیایی، بزرگی و پیچیدگی سازمانی که سیستم برنامه ریزی منابع سازمان می‌خواهد در آن پیاده گردد، زیر سیستم های سیستم برنامه ریزی منابع سازمان تعیین گشته و با توجه به نیازهای سازمان عملیات انطباق[18] صورت می‌گیرد تا کلیه نیازهای سازمان را برآورده سازد. هر یک از این زیر سیستم ها با یک پایگاه اطلاعات واحد در ارتباط است و اطلاعات خود را با دیگر زیر سیستم ها به اشتراک می‌گذارد.

[1] Modules

[2] Backbone

[3] Inventory Control

[4] Bill Of Material

[5] Requirements Planning

[6] Cost Accounting

[7] Budgeting

[8] Purchasing / Receiving

[9] Sales Order / Shipping

[10] Work in Process

[11] Production Management

[12] Control Shop Floor

[13] Master Production Schedule

[14] Project Tracking

[15] Accounts Receivable

[16] Accounts Payable

[17] Warehouse / Distribution

[18] Customizing